In questi giorni è diventato di importanza vitale lavorare efficacemente utilizzando le riunioni virtuali.
Ammettiamolo, la maggior parte delle riunioni hanno sempre fatto schifo, perché spesso c’è poco o nessun impegno verso l’ascolto. Quando siamo insieme in una stanza, spesso compensiamo con il “contatto oculare coercitivo”. In questo modo i colleghi si sentono in obbligo di fingere interesse (anche se probabilmente stanno fissando i loro telefoni). In situazioni in cui non si può richiedere l’attenzione con l’esppressione oculare, diventa importante padroneggiare delle tecniche che, in realtà, avremmo dovuto imparare già da diverso tempo.
Sapere cosa insegnano ad Harvard, a questo proposito, penso sia interessante. Ecco quindi cinque buoni consigli.

1. La regola dei 60 secondi.
Innanzitutto, non coinvolgere mai un gruppo nella risoluzione di un problema fino a quando non lo avranno già avvertito come un problema (loro). Fai qualcosa nei primi 60 secondi per aiutarli a sperimentarlo. Potresti condividere statistiche scioccanti o provocatorie, aneddoti o analogie che drammatizzano il problema (noi lo chiamiamo climax). Indipendentemente dalla tattica , l’obiettivo è assicurarsi che i gruppi capiscano empaticamente il problema (o l’opportunità) prima di provare a risolverlo.

2. La regola della responsabilità.
Quando le persone entrano in qualsiasi contesto sociale, agiscono tacitamente per determinare il loro ruolo. Ad esempio, quando si entra in un cinema, inconsciamente si definisce il proprio ruolo di osservatore: in pratica si è li per divertirsi. La più grande minaccia nelle riunioni virtuali è consentire ai membri del team di assumere inconsciamente il ruolo di osservatore. Molti hanno già definito il loro ruolo in questo modo quando hanno ricevuto l’invito alla riunione. Per contrastare questa decisione implicita è necessario creare un’esperienza di responsabilità condivisa all’inizio della presentazione. Naturalmente questo non può avvenire dicendo ovvietà come: “Va bene, voglio che sia una conversazione, non una presentazione. Ho bisogno che tutti voi siate coinvolti. ” Questo funziona davvero raramente. Invece, è più efficace creare un’opportunità così che i partecipanti si sentano in dovere di assumersi una responsabilità significativa. Per ottenere questo risultato è consigliabile utilizzare la regola successiva.

3. Non nascondere la regola.
Le ricerche condotte ad Harvard dimostrano che una persona che sembra avere un infarto in metropolitana ha meno probabilità di ottenere aiuto all’aumentare del numero di persone che in quel momento affollano la carrozza. Gli psicologi sociali si riferiscono a questo fenomeno definendolo diffusione di responsabilità. Se tutti sono responsabili, nessuno si sente responsabile. Evitate questa dinamica durante la riunione assegnando alle persone compiti specifici nei quali impegnarsi attivamente, in modo che nessuno possa trincerarsi dietro una “delega collettiva”. Definite un problema che può essere risolto rapidamente, assegnate le persone a gruppi di lavoro di due o tre componenti al massimo e offrite loro un mezzo con cui comunicare (videoconferenza, piattaforma di messaggistica, audio). Date loro un lasso di tempo molto limitato per risolvere il compito (ad esempio tre minuti) e quindi chiedete a tutti di digitare le proprie risposte nella chat

4. La regola LIM (less is more)
Nulla disimpegna un gruppo più dell’aggredirlo con una diapositiva dopo l’altra. Un metodo eccellente per intorpidire le menti. Non importa quanto sia brillante e motivato il gruppo, se il tuo obiettivo è l’impegno, devi mescolare fatti e storie. In altre parole, è utile selezionare la quantità minima di dati necessaria per informare e coinvolgere il gruppo.Un vantaggio collaterale di questa regola è che ti obbliga a coinvolgere i partecipanti. Se hai troppe diapositive, ti senti obbligato a presentarle tutte, scoraggiando in questo modo gli interventi ed il confronto. Se si ha in programma un intervento di 15 minuti, due o tre diapositive sono il numero corretto.

5. La regola dei 5 minuti.
Non passare mai più di 5 minuti senza dare al gruppo un altro problema da risolvere. I partecipanti sono in stanze sparse in luoghi distanti tra loro, sicuramente cariche di distrazioni. Se non si alimenta una continua aspettativa, molti si ritireranno in quel ruolo di osservatore di cui al punto due e sarà molto faticoso riportarli ad un ruolo attivo. In un ipotetico intervento di 15 minuti, ci dovranno quindi essere due o tre opportunità di coinvolgimento brevi, ben definite e significative. Ad esempio si potrebbe concludere la presentazione con un elenco di opzioni (meglio se generate dal gruppo) e lasciare loro un’opportunità di votazione.

La verità è che queste regole dovrebbero già essere applicate indipendentemente dal tipo di incontro che si sta conducendo. Ma la posta in gioco oggi è ancora più alta. Seguire queste cinque semplici regole cambierà radicalmente e immediatamente la produttività di qualsiasi incontro virtuale.